Trasporto opere d'arte per mostre e fiere. Andata, consegna e ritorno in un unico piano.
Una mostra e una fiera hanno un calendario che non si sposta. Organizziamo il viaggio delle opere partendo da quelle date: andata, consegna nei giorni di allestimento e ritorno a evento concluso.
Quali errori nei documenti fermano la merce?
Documenti incompleti o che non coincidono
Una fattura senza i dati necessari, una packing list che non corrisponde ai colli, un destinatario scritto in due modi diversi: sono le cause più comuni di fermo in dogana. Per questo vi chiediamo i documenti prima della partenza e li confrontiamo tra loro, invece di scoprire l'errore al controllo.
Una destinazione mai verificata
Capita di ricevere indirizzi di consegna che nessuno ha controllato, e che al momento della verifica risultano incompleti o inesistenti. La merce allora si ferma. Prima di spedire verifichiamo che destinatario e indirizzo esistano e siano coerenti con i documenti.
Le risposte alle domande più frequenti.
Organizzate sia l'andata sia il ritorno delle opere da una fiera?
Sì, li organizziamo insieme fin dall'inizio. Portiamo le opere alla sede dell'evento nei giorni di allestimento e le ritiriamo alla chiusura, per riportarle da dove sono partite o a un nuovo indirizzo. Se un'opera viene venduta durante la fiera, modifichiamo la destinazione e la consegniamo direttamente all'acquirente.
Quanto prima di una mostra conviene contattarvi?
Appena avete la conferma della partecipazione e l'elenco, anche provvisorio, delle opere. Casse su misura, documenti e prenotazione della consegna richiedono preparazione, e per gli eventi all'estero la parte documentale va avviata per prima. Con il calendario dell'evento in mano costruiamo un piano a ritroso e vi diciamo che cosa fare e in quale ordine.
Più gallerie possono condividere il trasporto verso la stessa fiera?
Sì, con il groupage. Le opere di espositori diversi viaggiano sullo stesso mezzo, ciascuna nella propria cassa e con i propri documenti, e il costo del viaggio viene ripartito. Alla sede dell'evento ogni collo viene consegnato al rispettivo stand. Funziona bene quando gli espositori partono dalla stessa zona e hanno date di allestimento vicine.
Che cosa succede alle casse vuote durante la mostra?
Le casse servono di nuovo per il viaggio di ritorno, quindi vanno conservate con cura. Se la sede dell'evento non ha spazio per tenerle, possiamo ritirarle dopo la consegna, custodirle e riportarle nei giorni di chiusura. Ogni cassa è contrassegnata, così al rientro ogni opera ritrova la propria.
Per una fiera all'estero che documenti servono?
Dipende dall'opera e dal Paese. Un'opera esposta all'estero e destinata a rientrare esce in via temporanea, con regole diverse da quelle di una vendita. Le autorizzazioni sono descritte nella nostra pagina sulla spedizione di opere d'arte all'estero. Noi vi aiutiamo a capire quali documenti servono e coordiniamo trasporto e dogana.
Come si organizza il viaggio di un'opera verso una mostra?
Si parte dal calendario dell'evento
In una spedizione normale si sceglie la data di partenza e la consegna viene di conseguenza. Per una mostra o una fiera è il contrario: c'è un giorno in cui l'opera deve essere sul posto, e tutto il resto si calcola a ritroso. Per questo la prima cosa che vi chiediamo è il programma dell'evento, con i giorni di allestimento, l'apertura, la chiusura e il disallestimento. Su quelle date costruiamo il piano: preparazione dell'imballo, ritiro, viaggio, consegna e rientro.
Andata e ritorno: un solo incarico
Quasi tutte le opere esposte tornano a casa, tranne quelle vendute durante l'evento. Trattare andata e ritorno come un unico lavoro evita molti problemi: chi ha portato le opere sa già come sono imballate, dove si trovano le casse e chi deve riceverle al rientro. Se un'opera viene venduta in fiera, cambiamo la destinazione del ritorno e la consegniamo all'acquirente. Voi ci comunicate che cosa è cambiato e noi aggiorniamo il piano per ogni singola opera.
Le date di allestimento
Gli organizzatori assegnano agli espositori giorni e fasce orarie precise per scaricare, spesso con regole su accessi, mezzi ammessi e documenti da presentare all'ingresso. Arrivare prima può voler dire non poter scaricare. Arrivare dopo significa uno stand vuoto all'inaugurazione. Leggiamo con voi il regolamento della fiera o le indicazioni della sede espositiva e prenotiamo la consegna nella finestra assegnata. Lo stesso vale alla chiusura, quando tutti gli espositori devono liberare gli spazi negli stessi giorni.
Groupage: più opere per la stessa fiera
Quando più gallerie o più artisti partecipano allo stesso evento, le loro opere possono viaggiare insieme. È il groupage: ogni opera resta nella propria cassa, con la propria etichetta e i propri documenti, ma il mezzo è condiviso e il costo del viaggio si divide tra i partecipanti. La stessa logica vale per una galleria che porta molti lavori di autori diversi. Prepariamo un elenco opera per opera, così al carico e allo scarico si controlla che ogni collo arrivi allo stand giusto.
Quando è meglio un trasporto dedicato
Il groupage non è sempre la risposta. Se l'opera è di grande formato, molto fragile o di valore elevato, oppure se la finestra di consegna è stretta, conviene un mezzo riservato che parte quando serve a voi e va diretto alla sede dell'evento. Per i pezzi più delicati il ritiro e la consegna possono essere svolti in modalità white gloves. Spesso la soluzione è mista: un trasporto dedicato per l'opera principale e il groupage per le altre.
Casse pensate per due viaggi
Una cassa per mostre deve fare almeno due viaggi e spesso di più, se l'esposizione prevede varie tappe. La costruiamo in legno sulle misure dell'opera, in modo che si possa aprire e richiudere senza rovinarla, e la contrassegniamo con chiarezza per ritrovarla al momento del rientro. Per gli eventi fuori dall'Unione Europea il legno è conforme ISPM 15. Tra una tappa e l'altra, o in attesa del ritorno, le opere possono sostare in depositi dedicati e blindati.
Mostre e fiere all'estero: l'uscita temporanea
Un'opera che va all'estero per essere esposta e poi rientra non segue le regole di una vendita. Esce in via temporanea, e questo richiede passaggi precisi prima della partenza. Le autorizzazioni necessarie sono spiegate nella pagina dedicata alla spedizione di opere d'arte all'estero, e non le ripetiamo qui. Il nostro compito è aiutarvi a capire quali documenti servono nel vostro caso e coordinare trasporto e dogana. Le pratiche doganali sono curate dalla nostra dogana interna, come Operatore Economico Autorizzato (AEO).
Strada, aereo, mare e assicurazione
Per le fiere in Italia e in Europa le opere viaggiano quasi sempre su strada. Per gli eventi in altri continenti organizziamo il trasporto aereo come agenti cargo IATA, oppure via mare quando i volumi sono importanti e il calendario lo permette. In tutti i casi si può attivare una copertura All Risks da chiodo a chiodo. Con una mostra conviene chiarire subito un punto: chi assicura l'opera nei giorni di esposizione, se voi, l'organizzatore o la stessa polizza del trasporto.
Errori frequenti prima di una fiera
Il più comune è muoversi tardi: la cassa su misura va costruita, i documenti vanno raccolti e gli spazi di carico vanno prenotati. Poi ci sono i dati sbagliati: padiglione o numero di stand mancanti, nome dell'espositore diverso da quello registrato, referente sul posto irraggiungibile. Infine i documenti incompleti, che all'estero fermano l'opera prima ancora dell'arrivo. E resta valido un principio semplice: un'opera chiusa nel cartone per risparmiare tempo è difficile da difendere davanti all'assicurazione.
