Deposito di archivi cartacei. Ogni scatola al suo posto, pronta quando la chiedete.
Custodiamo nel nostro magazzino di Brescia gli archivi cartacei di aziende e studi. Ogni bancale e ogni scatola sono identificati: quando vi serve un documento, recuperiamo la scatola giusta e ve la consegniamo.
Quali errori nei documenti fermano la merce?
Documenti incompleti o che non coincidono
Una fattura senza i dati necessari, una packing list che non corrisponde ai colli, un destinatario scritto in due modi diversi: sono le cause più comuni di fermo in dogana. Per questo vi chiediamo i documenti prima della partenza e li confrontiamo tra loro, invece di scoprire l'errore al controllo.
Una destinazione mai verificata
Capita di ricevere indirizzi di consegna che nessuno ha controllato, e che al momento della verifica risultano incompleti o inesistenti. La merce allora si ferma. Prima di spedire verifichiamo che destinatario e indirizzo esistano e siano coerenti con i documenti.
Le risposte alle domande più frequenti.
Quanto archivio potete custodire?
Dipende dallo spazio disponibile nel momento in cui ce lo chiedete, quindi la prima cosa è parlarne. Abbiamo clienti che ci affidano centinaia di bancali di archivio e altri con quantità più contenute. In tutti i casi usiamo lo stesso metodo: ogni bancale e ogni scatola sono identificati e registrati.
Come faccio a richiedere una scatola?
Ci indicate il codice della scatola e il bancale su cui si trova, come risulta dall'elenco che avete in ufficio. Noi la recuperiamo, controlliamo l'etichetta e ve la consegniamo. Registriamo l'uscita, così dall'elenco risulta sempre quali scatole sono in magazzino e quali sono presso di voi.
Aprite le scatole o consultate i documenti?
No. Le scatole restano chiuse come ce le consegnate. Per ritrovarle usiamo il codice e l'etichetta, non il contenuto. La descrizione di quello che c'è dentro la preparate voi e resta nel vostro elenco: a noi basta sapere quale scatola è e su quale bancale si trova.
Potete ritirare l'archivio dalla nostra sede?
Sì. Organizziamo noi il ritiro e il trasporto fino al nostro magazzino di Brescia. Prima concordiamo con voi come preparare scatole, etichette ed elenchi, e in quante riprese fare il trasferimento. All'arrivo controlliamo che tutto corrisponda all'elenco prima di mettere i bancali in posizione.
Come devono essere preparate le scatole?
Servono scatole robuste, chiuse, non troppo piene, con un'etichetta leggibile e un codice che non si ripete. A ogni bancale deve corrispondere l'elenco delle scatole che contiene. Se il vostro archivio oggi non è organizzato così, vi aiutiamo a impostare etichette ed elenchi prima del trasferimento.
Come si ritrova una scatola tra centinaia di bancali?
Quando l'archivio occupa troppo spazio
Contratti, fatture, pratiche, fascicoli, disegni tecnici: la carta che un'azienda o uno studio deve conservare cresce ogni anno e finisce per riempire stanze, soppalchi e scantinati. Sono documenti che si consultano di rado, ma che devono restare disponibili. Affidarli a un deposito esterno libera spazio in sede e li mette in un luogo ordinato, dove ogni scatola ha una posizione nota. È il servizio che si chiama archiviazione di documenti conto terzi. E chi lavora in ufficio non deve più spostare scatoloni per trovare una pratica.
A chi ci rivolgiamo
Lavoriamo per aziende e per studi professionali. Alcuni ci affidano un archivio contenuto, altri centinaia di bancali. Il metodo è lo stesso in entrambi i casi, perché la difficoltà non sta nella quantità ma nel ritrovare, tra tante scatole uguali, proprio quella che serve. Prima di cominciare cerchiamo di capire com'è organizzato oggi il vostro archivio e come siete abituati a cercare i documenti, così il deposito segue la vostra logica e non il contrario. Vale per un archivio storico che non cresce più come per uno che riceve nuove scatole ogni anno.
Il trasferimento dell'archivio
Il passaggio dalla vostra sede al nostro magazzino si prepara insieme. Le scatole vengono chiuse, etichettate e sistemate su bancali; a ogni bancale corrisponde un elenco delle scatole che contiene. Organizziamo noi il ritiro e il trasporto fino a Brescia, in una o più riprese a seconda di quanto materiale c'è. All'arrivo controlliamo che bancali e scatole corrispondano all'elenco. Quello che non torna lo chiariamo subito con voi, prima che l'archivio venga messo a posto. Se le scatole non sono ancora etichettate, definiamo con voi un sistema di codici semplice prima di muoverle.
Ogni bancale e ogni scatola hanno un nome
Il cuore del servizio è l'identificazione. Ogni bancale ha un suo codice e una sua posizione in magazzino. Ogni scatola ha un suo codice ed è collegata al bancale su cui si trova. Il contenuto lo descrivete voi, con il livello di dettaglio che preferite: anno, reparto, tipo di documento, numero di pratica. In questo modo l'elenco che avete in ufficio e le etichette che noi leggiamo in magazzino parlano la stessa lingua. Niente viene lasciato alla memoria di una persona: quello che conta è scritto, sull'etichetta e nell'elenco.
La custodia in magazzino
L'archivio resta nel nostro magazzino di Brescia, al coperto, su bancali, in posizioni registrate. Le scatole restano chiuse come ce le avete consegnate: noi lavoriamo sulle etichette e non sul contenuto. Le movimentano solo i nostri magazzinieri, e ogni spostamento viene annotato, così la posizione registrata corrisponde a quella reale. Se nel tempo l'archivio cresce, i nuovi bancali vengono aggiunti con lo stesso metodo. L'archivio di un cliente non viene mescolato con quello di un altro.
Quando chiedete una scatola
Vi serve un fascicolo di qualche anno fa. Ci indicate il codice della scatola e il bancale su cui si trova, come risulta dal vostro elenco. Noi andiamo alla posizione, preleviamo il bancale, estraiamo quella scatola e controlliamo l'etichetta prima di farla uscire. Non serve spostare mezzo archivio né cercare a tentativi: il recupero è rapido e preciso perché sappiamo già dove andare. Potete chiedere una sola scatola o più scatole insieme. Vi confermiamo quale scatola abbiamo prelevato, così un eventuale errore di codice emerge prima della consegna.
La consegna e il rientro
La scatola recuperata vi viene consegnata in sede. Registriamo l'uscita, così risulta che quella scatola è presso di voi e non più sul bancale. Quando avete finito di consultarla può tornare da noi, nella sua posizione, con una nuova registrazione. Se invece deve restare da voi in modo definitivo, la togliamo dall'elenco del deposito. In ogni momento l'elenco dice che cosa è in magazzino e che cosa è fuori. La consegna è accompagnata da un documento che riporta i codici delle scatole uscite.
Errori frequenti con gli archivi
Il primo è consegnare scatole senza etichetta o senza elenco: una scatola anonima in mezzo a tante altre è, di fatto, una scatola persa. Il secondo è scrivere sull'etichetta indicazioni generiche, come varie o documenti vecchi, che dopo qualche anno non dicono nulla a nessuno. Il terzo è usare scatole deboli o troppo piene, che si schiacciano una volta impilate sul bancale. Il quarto è non aggiornare l'elenco quando una scatola esce. Vi aiutiamo a evitarli già durante il trasferimento.
Come si comincia
Per farvi una proposta ci serve sapere quante scatole o quanti bancali avete all'incirca, dove si trovano, se sono già etichettati e ogni quanto pensate di richiamare dei documenti. Il nostro team guarda l'archivio insieme a voi, vi propone il modo più vantaggioso per trasferirlo e vi segue punto per punto, dal primo bancale all'ultima scatola. Siamo a Brescia, in Via Bruno Buozzi 14, e ci occupiamo di trasporti e di magazzino dal 1956. Si può cominciare anche da una parte dell'archivio, per esempio dalle annate più vecchie, e proseguire per gradi.
